Stap 7: Gebruiken PROM

Kern

In deze stap worden de geselecteerde of doorontwikkelde PROM en indicator in de praktijk gebracht.

< vorige stap | volgende stap >

Omschrijving

Na de testfase kan de PROM daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk toegepast wordt. In deze stap wordt de indicator gebruikt voor de genoemde doelen: kwaliteitsverbetering, keuze door patiënten, en/of zorginkoop door de zorgverzekeraar. Indien de indicator ontwikkeld is met als doel inzicht in externe kwaliteit, dan is het in deze stap noodzakelijk dat de resultaten van de PROM (geanonimiseerd) openbaar gemaakt worden en dat de scores op de indicator bekend worden gemaakt op diverse manieren (websites zoals www.zorginzicht.nl, www.zorgkaartnederland.nl, artikelen, beleidsstukken, verwerkt in keuzeopties voor patiënten, etc.)

Implementatie

Het kan best lastig zijn om voor elkaar te krijgen dat PROMs systematisch worden gemeten en toegepast in de dagelijkse praktijk. Vaak zijn er praktische, organisatorische, culturele en contextuele barrières. In stap vier heeft u bij de test al ervaring opgedaan met het gebruik van de PROM in de praktijk. Deze ervaring kunt u gebruiken voor de uiteindelijke implementatie. Over het algemeen helpt het als het meetproces weinig belastend is en alle stakeholders achter de metingen staan. Daarnaast is elke context anders en dient de implementatiestrategie op maat gemaakt te worden voor uw specifieke situatie. Daarvoor inventariseert u welke factoren het implementatieproces zullen belemmeren en bevorderen, op het gebied van zorgverlener, patiënt, organisatie, cultuur, en wet- en regelgeving. Vervolgens kunt u de strategie ontwerpen zodat deze aangrijpt op de factoren die in uw situatie spelen. Denk daarvoor aan educatieve bijeenkomsten, educatief materiaal, herinneringen, feedback op PROM-gebruik, aanpassingen in de organisatie en aanmoediging door een leidersfiguur.

Om de patiënten en zorgverleners zo min mogelijk te belasten en de kans op succesvolle implementatie te vergroten, is het goed de PROM zo veel mogelijk in bestaande processen te integreren. Daarvoor bestudeert u het zorgproces van de kant van de zorgverlener en de patiënt. Dit bepaalt of u de PROM digitaal of op papier afneemt, hoe de resultaten verwerkt worden (automatisch/handmatig), op welk moment de patiënt de PROM invult (bijvoorbeeld thuis, in de wachtkamer of in de spreekkamer), op welk moment de zorgverlener de resultaten inziet en hoe deze worden teruggekoppeld aan de patiënt.

Bij het afnemen van de PROM en het verwerken van de resultaten dient u rekening te houden met privacywetgeving en bescherming van persoonsgegevens. Op Rijksoverheid.nl vindt u meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens.

Schakel indien nodig een expert in op het gebied van implementatie.

Aanbieden aan het Register

Wanneer u de resultaten van de PROM wilt gebruiken voor inzicht in externe kwaliteit (doel c) kunt u de indicator(en) aan bieden aan het Register van Zorginstituut Nederland. Opname in het Register betekent dat relevante partijen in de zorg, namelijk de (koepels van) patiëntenorganisaties, zorgverleners en zorgverzekeraars, met elkaar hebben afgesproken de kwaliteit van de zorg inzichtelijk te maken met die indicator(en). Na aanbieding, volgt op een afgesproken tijdstip de aanlevering van gegevens gemeten met die indicatoren aan het Zorginstituut. Deze gegevens worden opgenomen in openbare data. Zo is voor een ieder zichtbaar wat de kwaliteit van zorg is gemeten met die indicator(en).

Wanneer u de resultaten gebruikt voor inzicht in interne kwaliteit (doel b) is aanbieding aan het Register optioneel. Op deze manier is zichtbaar voor een ieder welke meetinstrumenten gebruikt kunnen worden om de interne kwaliteit te meten. Wanneer u daar voor kiest, zijn de interne indicator en PROM wel zichtbaar op Zorginzicht.nl, maar geldt er geen verplichting tot aanlevering van gegevens en worden er geen gegevens getoond.

Het aanbieden van de interne of externe indicator en PROM aan het Register van het Zorginstituut vindt plaats door de relevante partijen in de zorg. Meer informatie vindt u op de pagina Indienen voor Register. Bij het aanbieden van de indicator is het wenselijk alle informatie (werkinstructie, onderzoeksrapport over validiteit, betrouwbaarheid en vergelijkbaarheid, aanleverproces landelijke meting) te verstrekken over de vragenlijst (de PROM) en indicatoren. Na aanbieding duurt het 1 – 3 maanden voordat er een beoordeling is of het meetinstrument opgenomen wordt in het Register. Gedurende die tijd is op ZorginZicht.nl de indicator en bijbehorende informatie zichtbaar. Voor het aanbieden van meetinstrumenten met doel c (externe kwaliteit) wordt het meetinstrument getoetst aan de hand van 5 criteria van het Toetsingskader Kwaliteitsstandaarden, Meetinstrumenten en Informatiestandaarden, en voor doel b (interne kwaliteit) alleen aan de eerste 3 criteria:

• Criterium 1: De relevante partijen zijn betrokken bij de ontwikkeling van het meetinstrument of hebben er gemotiveerd van afgezien.
• Criterium 2: De betrokken partijen dragen het meetinstrument gezamenlijk voor.
• Criterium 3: De betrokken partijen voegen een werkinstructie toe die aangeeft hoe het meetinstrument gebruikt moet worden.
• Criterium 4: Voor meetinstrumenten met als doel publieke informatie en meetinstrumenten met het doel zorginkoop met financiële consequenties is de resulterende kwaliteitsinformatie valide en betrouwbaar.
• Criterium 5: Voor meetinstrumenten met als doel publieke informatie voegen de betrokken partijen een procesbeschrijving toe over landelijke gegevens verzameling, -bewerking en -doorlevering aan Zorginstituut Nederland. Wanneer er geen procesbeschrijving is, dan hebben partijen een tijdpad geformuleerd waaruit blijkt wanneer deze wel beschikbaar is.

In het Toetsingskader staan deze criteria uitgelegd en op de pagina Indienen voor Register staat uitgelegd hoe dit aanleveren moet gebeuren.

Relevante tools | Implementatie

• NIVEL / Zorginstituut Nederland Tool Dataverzameling voor het meten van patiëntervaringen: hoewel deze tool gericht is op het gebruiken van PROMs en PREMs voor wetenschappelijk onderzoek, biedt deze tool ook hulp bij de dataverzameling voor andere doelen. Het informeren en benaderen van de doelgroep en het verzamelen en verwerken van data worden behandeld.
• Nictiz / Zorginstituut Nederland Leidraad Kwaliteitsregistraties: geeft aanbevelingen voor organisatorische en inhoudelijke aspecten van kwaliteitsregistraties in de zorg, waaronder PROMs.
• ZonMw implementatieplan maken: ZonMw geeft een aantal stappen voor het maken van een goed implementatieplan. U vindt er ook een invuldocument wat u daarbij helpt.
• Handleiding toetsingsinstrumenten (pdf, 486 kB) en Handleiding ontwikkeling en inzet toetsingsinstrumenten voor zorgstandaarden (pdf, 322 kB): twee handleidingen van Kwaliteit in zicht voor patiëntenorganisaties die een toetsingsinstrument willen ontwikkelen met als doel inzicht in externe kwaliteit (doel c). Een dergelijk toetsingsinstrument kan PROMs bevatten, maar ook PREMs, klinische uitkomstmaten en procesuitkomstmaten. In de handleiding toetsingsinstrumenten beschrijft fase 4 op pagina 15 en 16 het publiceren van kwaliteitsinformatie. In de handleiding ontwikkeling en inzet toetsingsinstrumenten voor zorgstandaarden beschrijft fase 3 op pagina 13 tot en met 15 het implementatieproces.
• Boek Implementatie, effectieve verbetering van de patiëntenzorg: beschrijving van het proces van implementatie voor kwaliteitsverbetering. Het bevat een hoofdstuk over de rol van indicatoren in de zorg.
• De HARING-tools: dertien tools voor het opstellen en implementeren van richtlijnen. Enkele tools kunnen helpen bij het selecteren en toepassen van een PROM.
• De tool Implementatie van richtlijnen kan helpen met de implementatie van PROMs. 
• User’s Guide to Implementing Patient-Reported Outcomes Assessment in Clinical Practice (pdf, 793 kB): De International Society for Quality of Life research is een organisatie die het gebruik van patiëntgerichte uitkomstmaten stimuleert. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden voor het afnemen en terugkoppelen van PROMs. Op pagina 14 tot en met 36 van deze guide staan de voor- en nadelen van verschillende manieren van PROM-gebruik.
• Handreiking presentatie van kwaliteitsinformatie aan consumenten: deze handreiking beschrijft hoe je kwaliteitsinformatie over de zorg begrijpelijk kunt presenteren aan consumenten.

Relevante tools | Aanbieden aan het Register

• Het Toetsingskader geeft de criteria weer waaraan ontwikkelde kwaliteitsstandaarden en meetinstrumenten moeten voldoen om in het Register te worden opgenomen. Dit document bevat een aanbiedingsformulier waarmee informatie wordt verstrekt over het te gebruiken meetinstrument (PROM) en de uitkomstindicator.
• Indienen voor Register bevat een overzicht voor het aanbieden van een meetinstrument voor opname in het Register.
• NIVEL / Zorginstituut Nederland handreiking voor het meten van kwaliteit van zorg met PROMs: biedt een overzicht van kennis uit de PROM-literatuur die kan helpen bij het voldoen aan de criteria voor meetinstrumenten uit het Toetsingskader. Biedt tevens een overzicht van het aanbied- en toetsingsproces van het Zorginstituut. Hoofdstuk 7 van deze handreiking gaat over het proces van aanbieden aan het Register.

< vorige stap | volgende stap >